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Häufig gestellte Fragen
und unsere Antworten darauf

Können klinische Pfade, Standards und Schemata abgebildet werden?

Ja sicher! Das Integrierte Process Management Cockpit PMC bildet die prozessuale Basis des KOS. Es dient der Entwicklung, Visualisierung und auch Steuerung klinischer Prozesse – je nach Wunsch des Hauses und Ausbaustand halb-, oder auch vollständig automatisch. Mit dem PMC werden auch individuelle Prozessabweichungen oder Subprozesse in Gang gesetzt, zum Beispiel, weil sich eine Komplikation oder neue Nebendiagnose ergeben hat. Ob Sie Standards für ganze Hospitalisationen hinterlegen, oder nur einzelne Schemata, können Sie nach Ihren Bedürfnissen selber entscheiden. Ob Sie das PMC klinisch als Oberfläche in Ihr KIS integrieren, oder aber „im Hintergrund“ nur den Prozessverantwortlichen (leitende Ärzte, leitendes Pflegepersonal, leitende Therapeuten usw.) bereitstellen, ist abhängig von Ihrer Organisationsstrategie und der diesbezüglichen Ausprägung Ihrer klinischen Systeme.

Sind Patientendienste und Mobile Services möglich ?

Aber sicher. Für die Welt der Apps und des Web ist die Lösung ideal. Patienten können Termine einsehen, anfragen oder buchen, ohne dass die Patientendaten selber das klinische System verlassen. Wie das geht? Vereinbaren Sie mit uns eine Demonstration der Möglichkeiten.

Lassen sich mit KOS Terminkollisionen verhindern?

Ja. Die klassische Planung mit allseits hingenommenem Kollisionskurs von Diagnostik- Therapie und Pflegeereignissen aufgrund von Informationsdefiziten ist absolut anachronistisch. KOS hilft Ihnen Schluß zu machen mit diesem skandalösen Durcheinander.

Kann man mit KOS intersektoral arbeiten?

Bestens! Organisationen-übergreifendes Ressourcenmanagement ist in der Medizin eine häufige Anforderung. KOS kann diesen Anspruch als echtes 4.0 System selbstverständlich erfüllen. Ob Sie die Free-Busy Times einer Belegarzt-Praxis bei der Klinikterminplanung berücksichtigen wollen, oder in-/outgesourcte Radiologien, MVZs oder andere anbinden müssen: die vorhandene Technik macht es möglich. Der Datenschutz bliebt gewahrt: der Algorithmus berücksichtigt z:b. Termine der Praxis in der Planung von Klinikterminen, ohne dass die Klinik auch nur irgendetwas über die Praxistermine erfährt (Trustcenter-Lösung).

Können wir mit KOS eine Kurklinik mit angeschlossenem Thermalbad und Hotel steuern?

Ehrlich gesagt ist diese Frage keine echte FAQ-Frage. Aber tatsächlich wurde sie uns gestellt! Die leichte Antwort ist: natürlich. Der Algorithmus ist nicht wählerisch. Ressource ist Ressource und welche Eigenschaften, Rollen und Fähigkeiten verplant werden, ist ihm egal. Interessant wird die Sache, weil die

  • unterschiedlichen Ereignisse bei denselben Patienten/Gästen zu
  • unterschiedlichen Abrechnungen der dokumentierten Leistungen in
  • unterschiedlichen Unternehmen führen.

Aber auch das geht. Das fragliche Haus ist zudem eingebunden in ein regionales Gesundheitsnetz, in dem man Fachkräfte teilt und sich einander Patienten/Gäste zuweist. Geht beides auch. Die Krönung ist dann die Verbindung zur Ressourcenplanung touristischer Angebote für die Patienten/Gäste. Aber auch das bemerkt der Algorithmus nicht einmal als Besonderheit. Er rechnet einfach. Auch Organisationen-übergreifend.

Gibt es Schnittstellen?

Ja! KOS ist für jegliche Art von zielführenden Schnittstellen offen. Mehr noch: KOS ist explizit nicht als monolithisches System entwickelt worden. Versteckte Hemmnisse, zum Beispiel exorbitant hohe Schnittstellenkosten, gibt es bei KOS nicht. Spezielle standardisierte Schnittstellenverfahren, die in der Medizin international zum Einsatz kommen, sind bereits implementiert und können einfach genutzt werden – allen voran das moderne HL7 FHIR. Damit können Sie alles Verbindbare verbinden: KIS, RIS, LIS, KAS, EPA, Archiv und so weiter.

Kann man ‚Outlook‘ oder Smartphone Kalender anbinden?

Ja! Outlook und andere gängige Kalender und -Termindokumentationssysteme.

Kann man das KOS schon irgendwo im Echtbetrieb besichtigen?

Jain. Das erste KOS Projekt bohrt direkt ein ganz dickes Brett: KOS wird derzeit an rund 200 Standorten eines großen europäischen Gesundheitsdienstleisters in ambulanten und stationären Bereichen implementiert. Die Unternehmenspolicy dieses Kunden lässt zurzeit aus internen Gründen noch keine Referenzbesuche zu. Leider.

Das zweite KOS Projekt startet zum Thema »automatisierte, DRG-konforme Bettendisposition« in einem kommunalen deutschen Grossklinikum im Februar 2017 den Pilotbetrieb.

Das dritte KOS Projekt läuft seit Januar 2017 zum Thema  »Behandlungsdisposition mit Patienteneinbezug« eines Schweizer Spitals. Produktivnahme ist im August 2017.

Das System und die Change-Management Konzepte zur Einführung können aber ganz leicht per IP-Videokonferenz (läuft auf jedem Smart Device, Laptop, PC, Mac) präsentiert und mit Ihnen besprochen, oder demnächst auf den wichtigen Messen ArabHealth/Dubai (Februar 17), HIMSS/Orlando (Februar 17) und conhIT/Berlin (April 17) besichtigt.

Wie geht Personaleinsatzplanung mit KOS?

KOS verfolgt zwei eigentlich Gegensätzliche Ansätze zur Berechnung von Ressourcen und bringt diese sensibel in Einklang: einerseits werden Ereignisse so geplant, dass Ressourcen, also auch Personal, nicht überbucht wird. Andererseits wird aufgrund des zu erwartenden Workloads mit Business Intelligence Analysen ermittelt, wie hoch der mutmassliche Personalbedarf sein wird und zwar inklusive der benötigten Rollen und Qualifikationen im sogenannten Skill Grade Mix. Wenn es knapp wird, können mit modernsten Tools zusätzliche Kapazitäten aufgeboten werden.

Berücksichtigt KOS Pflegeereignisse?

Jeder stationäre Patient profitiert von durchschnittlich 30 Pflegeereignissen am Tag. Hinzu kommen rund 20 Stationsereignisse, die ebenfalls von der Pflege verantwortet und gesteuert werden. Die Abbildung und Berücksichtigung des Pflegeprozesses und der pflegeorganisatorischen Tätigkeiten ist darum ein wesentliches Leistungsmerkmal von KOS.

Mir fehlt dieses oder jenes Modul. Wie ist die Entwicklungsplanung dazu?

Operationsplanung, Bettendisposition, Sprechstundenplanung und so weiter, das waren bisher die gängigen Terminologien der Terminplanung. Das echte Multiressourcenmanagement von KOS benötigt solche Kategorisierungen nicht. Es berechnet disruptiv alle Ressourcen aufgrund ihrer Eigenschaften und Fähigkeiten in Korrelation zu den Anforderungen. Eine Fraktionierung wie bisher, wäre wie alter Wein in neuen Schläuchen und das Gegenteil von disruptiv. Nun ist es dem Menschen, anders als dem hivemed Algorithmus, aber nicht gegeben, die 25.000 täglichen Ereignisse mit stationärem Patientenbezug eines 500-Hauses zu überblicken. Darum gibt es Sichten auf die Daten, die den organisatorischen Bedürfnissen und damit im Wesentlichen den bisherigen Systemgrenzen Operationsplanung, Bettendisposition, Sprechstundenplanung usw. entsprechen. Auch wenn es diese Systeme nicht mehr geben muss – aber vorläufig doch noch geben kann. Eine Frage des individuellen Einführungskonzeptes. Die neue Welt hat neue Regeln. Für Menschen leichtere neue Regeln. Die Komplexität handhabt das System.

Ist das System für den ‚Medizin 4.0‘-Einsatz bereit?

Die eingesetzte Software ist bereits heute vollständig serviceorientiert, mobile- und Cloud-fähig. Sie kann als klassische Client/Serverinstallation aufgesetzt werden und sich dann nach den Bedürfnissen des Hauses Richtung Medizin 4.0 entwickeln. Sie kann aber auch bereits heute als Software as a Service im Sinne der 4.0-Entwicklung genutzt werden. Der Kern der Lösung besteht aus einem Algorithmus, der auch ohne das User Interface in Bestandssystemen zur Behandlungslogistik zum Einsatz kommen kann. Damit erfüllt das System schon heute die kommenden Merkmale der Gesellschaft 4.0, die von Automatisierung und Dematerialisierung gekennzeichnet ist. Übrigens ist Beschleunigung von Innovationen ein weiteres Merkmal und das KOS steht an der Spitze dieser Bewegung.

Ist ein sukzessiver Ausbau möglich?

Ja, er wird sogar empfohlen, weil die organisatorischen Veränderungen für die Mitarbeiter ganz erheblich sind. Moderne Prozesse mag fast jeder – solange er selber seine Arbeitsweise nicht ändern muss. Die Scheduling Healthcare Senior Consultants wissen das und moderieren den Wandel mit Feingefühl und intimer Fachkenntnis, da sie alle selber aus Gesundheitsberufen stammen. So spricht man auf Augenhöhe. Der erste Schritt ist immer ein technischer: die Kalenderkonsolidierung. In welchen weiteren Schritten dann organisatorisch vorgegangen wird, empfehlen wir Ihnen nach einer individuellen Potenzialanalyse mit Aufstellung der Quick Wins.

Was kostet ein Klinikorganisationssystem (KOS)?

Es kostet viel weniger, als Sie einsparen. Ok, das haben schon viele behauptet. Bei KOS stimmt es auch. Ganz nach Ihren Bedürfnissen können Sie ein klassisches Softwarelizenzmodell wählen oder, wenn das in Ihrem Land und Ihrer Organisation kaufmännisch schon sinnvoll ist, das transparente Pay per Case Modell. In dem Fall bekommen Sie die Software bereitgestellt und zahlen nur die Nutzung pro Fall. Die unbedingt empfehlenswerten Massnahmen der Organisationsentwicklung und des Prozess- und Changemanagements finanzieren Sie leicht aus den frei werdenden Ressourcen in Ihrer Organisation, die sie nunmehr wieder produktiv einsetzen können. Das lindert auch Ihren Fachkräftemangel-Druck. Die Nuzungskosten fiegen bei deutlich unter 15% der insgesamt eingesparten Prozesskosten.

Rechnet sich der Einsatz der neuen Systemgattung KOS überhaupt?

Der ROI wird durch entsprechende Preisgestaltung im ersten Jahr erreicht. Die einzusparenden Prozessausgaben liegen bei konsequenter Nutzung aller Möglichkeiten in einem 500 Betten Haus bei über einer Million Euro jährlich. Diese Summe kommt zustande, weil sich pro Hospitalisation heute durchschnittlich 20 Personen mit der Planung von Ereignissen befassen müssen, auch wenn diese Ereignisse pro Krankheitsbild zu über 90% nahezu identisch sind. Zusätzlich wird eine Pflege Vollzeitstelle pro Station (25 Betten) für pflegerische Tätigkeiten frei, die sich bisher mit Organisatorischem beschäftigen musste => siehe „Kann man dem Fachkräftemangel des Pflegepersonals begegnen?“

Was sind die Eckdaten für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung?

Wir haben die Terminplanungssituation mit und ohne KOS intensiv untersucht. Das Ergebnis ist erstaunlich.

Durchschnittswerte 500-Betten Musterhaus

Anzahl Krankenhausmitarbeiter, die Termine pro Hospitalisation für einen Patienten disponieren 20
Erfasste Planereignisse pro stationärem Aufenthalt 6
Tatsächliche Planereignisse pro Patient und stationärem Aufenthalt 300
Tatsächliche Ereignisse stationärer Patienten pro Tag im gesamten Haus 25’000
Tgl. Planereignisse aller stat. Pat. im gesamten Haus, die tatsächlich in einem Planungstool eingetragen sind 500
Tgl. Anzahl der geplanten, aber an andere Abteilungen NICHT kommunizierten Ereignisse 24’500
Potenzial der täglich manuell zu lösenden Terminkonflikte ohne KOS
Potenzial der täglich manuell zu lösenden Terminkonflikte mit KOS 0
Umplanungsrate in klassischen Termin-Dispo Tools (Sprechstundenplanung, OP-Planung, Betten-Dispo…) 70%
Jährliche Prozesskosteneinsparung durch KOS ca. 1.5 Mio
Pflegefachpersonen (Vollzeit), die vollständig von pflegefremder Tätigkeit durch KOS entlastet werden 50
Lizenzkosten / Softwarekauf 0.-
Nutzungskosten im ersten Nutzungsjahr 0.-
Nutzungskosten im zweiten Nutzungsjahr ca. 40%
Nutzungskosten im drittem Nutzungsjahr ca. 80%
Nutzungskosten ab viertem Nutzungsjahr ca. 100%
Nutzungskosten in Bezug auf die Prozesskosteneinsparungen. Deutlich unter 15%

Die gestaffelten Nutzungskosten ermöglichen Kliniken den ROI ab dem ersten Jahr der Nutzung. Das System und der organisatorische Wandel müssen sukzessive entwickelt werden. Darum entsteht – wie bei anderen klinischen Systemen auch – der Nutzen ebenfalls sukzessive. Wichtig für Sie: Sie zahlen in jeder Rollout-Phase immer den tatsächlich entstehenden Nutzen und sparen damit ab ab dem ersten Tag der KOS Nutzung. Alternative Beschaffungsmodelle, z.B. das klassische Softwarekaufmodell mit Lizenzen und Wartung, sind auf Wunsch ebenfalls möglich.

Gibt es einen volkswirtschaftlichen Nutzen?

Das Potenzial für einen volkswirtschaftlichen Effekt ist riesig: mit etwas mehr Automatisierung als heute üblich und durch Nutzung des hivemed Algorithmus, sind allein für Deutschland beispielsweise jährlich etwa 2 Milliarden Euro an Kosten im Gesundheitssystem zu vermeiden oder das Geld sinnvoller einzusetzen. In einer Großstadt wie München sind das alleine rund 25 Millionen im Jahr. Zusätzlich wird pflegefremde Tätigkeit in der Größenordnung von einer Vollzeit Stelle pro Station (25 Betten) frei. Bei den 498.000 Krankenhausbetten Deutschlands also 19.920 Pflegestellen. Der finanzielle Gegenwert hierfür beträgt weitere 717 Millionen Euro => siehe auch „Kann man dem Fachkräftemangel des Pflegepersonals begegnen?“.

Wie werden Abweichungen vom Standard gehandhabt?

In der Medizin wird mit vielen Schemata gearbeitet, die eine Ereignis- und Terminplanung mit Multiressourcen-Berücksichtigung erheblich erleichtern. Für deren Dokumentation steht das KOS Process Management Cockpit zur Verfügung. Wird vom Schema abgewichen, kommen klassische Order-Entry Verordnungen zum Einsatz. Doch anders als heute, muss in der Funktionsstelle, zum Beispiel der Röntgenabteilung, der Termin nicht von Hand vergeben und kommuniziert werden. Geeignete Termine werden dem Anfordernden oder der zuständigen Station unmittelbar vorgeschlagen oder, je nach interner Regelung, automatisch eingetragen. Unsere Consultants sorgen dafür, dass der organisatorische Wandel so gestaltet wird, dass hier keine Projektwiderstände den Betrieb lahmlegen.

Menschen sind keine Maschinen. Was ist mit nicht planbaren Notfällen?

Nicht planbare Notfälle geschehen viel seltener, als man denkt. Und: bei den meisten Notfällen gibt es Planungsvorlauf! Die Zeit, die zum Planen im Notfall zur Verfügung bleibt, ist oft allerdings relativ kurz. Dem hivemed Algorithmus ist es egal, ob er Wochen im Voraus oder nur Minuten vor einer Intervention Ressourcen berechnet. Er findet in jedem Fall die optimale Lösung für die anstehende Aufgabe der Behandlungslogistik und des Ressourcenmanagements. In Millisekunden. Da Computer keinen Zeitdruck empfinden, sind sie nicht nur immer gleich schnell, also auch im Notfall, sondern sie arbeiten auch in gleichbleibender Qualität. Zusammengefasst: Notfälle sind klinischer Alltag und für dieses klinische System kein Problem, nicht mal eine Herausforderung.

Kann man dem Fachpersonalmangel des Pflegepersonals begegnen?

Wenngleich der Patientenalltag aus einer Fülle von Ereignissen besteht, so wird im Durchschnitt doch nur ein einziges Ereignis pro stationärem Behandlungstag und Patient wirklich geplant. Das sind ärztlich verordnete Maßnahmen wie Operationen, EKGs, Gastroskopien usw. Alle anderen Ereignisse und insbesondere auch die pflegerischen Interventionen bleiben planerisch vollkommen unberücksichtigt. Pro Patient und Tag werden im Schnitt 30 geplante pflegerische Tätigkeiten im „Pflegesilo“ ohne hausweite Terminangleichung durchgeführt. Hierdurch obliegt den Pflegenden auf der Station die Aufgabe, permanent Terminkonflikte zu beheben, was erhebliche Ressourcen in der Größenordnung von einer Vollzeit Stelle pro Station (25 Betten) raubt. In einer Großstadt wie München sind das um die 500 hochqualifizierte Pflegefachleute oder eben 500 VK Pflegestellen, die heute wegen schlechtem Ressourcenmanagement keine Zeit zum Pflegen haben. KOS bringt diese Fachleute wieder in Patientenkontakt.

Kann KOS im Medizincontrolling genutzt werden?

Für die effektive und effiziente Unterstützung der klinischen Dokumentation, der Abrechnung und des Medizincontrollings wird im Hintergrund eine etablierte Lösung (aus dem Hause ID Berlin) integriert. Über 1’400 Krankenhäuser in Europa vertrauen dieser Software zum Teil seit über 20 Jahren und profitieren von den enormen Erfahrungen im Umgang mit Klassifikationen und Terminologien. Insbesondere die Modellierung des medizinischen Fachwissens rückt zunehmend in den Fokus intelligenter Algorithmen zur optimierten Prozessunterstützung.

Was kann KOS bei Um- und Neubauprojekten für Kliniken tun?

Im Spitalalltag sind Sicherheit und Verlässlichkeit wichtige Qualitätsmerkmale. Während Um-, An- und Neubauphasen entsteht reichlich Unordnung im Spitalbetrieb. Diese gefährdet zwangsläufig die Patientensicherheit. Die Risiken müssen unbedingt minimiert werden. KOS managet zeitgesteuert baubedingte Veränderungen von Wegen und Räumen oder auch von ganzen Abteilungen und Gebäuden. Die Krankenhaus Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern sich durch Nutzung von KOS um ihr Kerngeschäft, die klinischen Prozesse und nicht zusätzlich um Baulogistik.

Kann unser Patiententransport-System angebunden werden?

Ja sicher. Alle klinischen Systeme, die Termine und Ereignisse in irgendeiner Form verwalten, werden angebunden. Ohne klinisches Ereignis kein Transport! Diese feste Verbindung wird in KOS unter Berücksichtigung des individuellen Transportstatus des Patienten berücksichtigt – ob er alleine den Weg zur Untersuchung findet, oder als hochgradig aufwändiger, hausinterner Intensivtransport disponiert werden muss. In jedem Fall ist die separate Beauftragung des Transports zum jeweiligen klinischen Ereignis in den allermeisten Fällen durch KOS eine Tätigkeit von gestern.

Meilenstein für Radiologie-Termine?

Die meisten Termine in einer Klinik sind Radiologie-Termine. Sie eignen sich gut für ein Quick-Win KOS Projekt. Man könnte so zum Beispiel Folgendes anstreben: Projektziel ist, 50% aller patientenbezogenen Ereignisse der diagnostischen- und interventionellen Radiologie automatisch auf Basis eines Algorithmus zu planen, der Patientenbedürfnisse berücksichtigt, Terminkollisionen mit anderen klinischen und privaten Ereignissen vermeidet, DRG-konform ist und ein optimales Ressourcenmanagement berechnet.

Was ist die optimale Einführungsstrategie für KOS?

Die Scheduling Healthcare Prozess-Consultants werden Ihnen wahrscheinlich zu einem sukzessiven Ausbau des KOS raten. Big Bang Umstellungen sind aus Sicht des Change Managements in diesem Umfeld nur schwer durchzusetzen. KOS tritt nicht in Konkurrenz, sondern in Ergänzung Ihrer klinischen Bestandssysteme an. Entsprechend muss mit Ihnen und den bestehenden Systemlieferanten geklärt werden, für welche das Organisatorische steuernde Funktionen das KOS die Hoheit übernimmt und bei welchen anderen Themen die Hoheit bei den Bestandssystemen wie KIS, RIS, LIS, EPA ist.

Haben Sie noch eine Fragen?

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Was kann [KOS] in ihrem Spital bewirken?

Gemeinsam mit Ihnen identifizieren wir die individuellen Bedürfnisse Ihres Hauses und schlagen Ihnen ein Einführungskonzept vor. Entdecken Sie so Einsparungspotenzial bezüglich der Prozesskosten und des berufsfremden Fachpersonaleinsatzes.